Contenido

1. Sumario
2. Introducción
3. Evaluación de la versión original
4. Servicios en Internet/intranets
5. Servicios a la comunidad: una perspectiva
6. Conclusiones
Bibliografía

1. Sumario

Internet, el Web y sus diversas tecnologías asociadas proveen una excelente plataforma para extender los servicios de las bibliotecas. Lo que hace sólo seis años era sumamente complejo y costoso de implementar (e.g., OPAC gráfico y remoto), hoy en día - gracias a Internet - está al alcance de casi todas las bibliotecas y centros de documentación de Latinoamérica. Más aún, lo que antes sencillamente era imposible, o inclusive prohibido (e.g., subrayar y anotar directamente los textos, y compartir las anotaciones entre los usuarios), ahora - gracias a los materiales digitales - puede ofrecerse como un nuevo servicio a la comunidad de usuarios [1].

En este artículo se ilustra el proceso de rediseño de InfoLib, un sistema integrado de bibliotecas, al evolucionar de una plataforma cliente/servidor sobre una red local (1993 [2]) a una plataforma Web sobre Internet/intranets (1998). Esta experiencia es especialmente interesante porque tanto la versión cliente/servidor como la versión para Web fueron implementadas en la misma institución, la Universidad Francisco Marroquín en Guatemala. Esto permitió revisar en retrospectiva las premisas y la validez de la versión original, y demostró cómo los avances tecnológicos vienen a modificar las premisas y objetivos de los sistemas de bibliotecas, las bibliotecas mismas y los servicios que éstas ofrecen.
 
 

2. Introducción

Entorno y premisas de la primera versión

Durante el VII Coloquio de Automatización de Bibliotecas, celebrado en noviembre de 1995 en la Universidad de Colima, México, presentamos los resultados de la experiencia de haber implementado y utilizado por dos años la primera versión de InfoLib, un sistema integrado de bibliotecas [2]. Este sistema se desarrolló 'a la medida' para satisfacer los requerimientos específicos de la biblioteca de la Universidad Francisco Marroquín.

Cuando iniciamos el desarrollo de Infolib, a finales de 1992, la primera versión realmente estable de Windows (versión 3.1) llevaba sólo siete meses de estar disponible al público. La mayoría del personal de la biblioteca no tenía experiencia con interfases de ventanas y nunca había utilizado un mouse. La polémica entre los sistemas y protocolos abiertos (i.e., UNIX - TCP/IP) y los ambientes propietarios (e.g., IBM AS/400 - SNA) estaba en pleno auge; y sólo se empezaba a hablar de sistemas cliente/servidor, donde las PCs cliente ofrecían un interfase gráfico de ventanas mientras accedían, vía una red local, a la información almacenada en el servidor.

En esa época, la tecnología de la información evolucionaba lo suficientemente "despacio" para decir que cinco años era la vida útil ideal de un sistema de información. Siguiendo esa línea de pensamiento, decidimos establecer tres premisas básicas para garantizar la vigencia del sistema y su información:

1. La información almacenada debe existir por un período significativamente mayor que la vida útil del sistema.
      
2. Debe seleccionarse la tecnología de implementación pensando en los siguientes 5 años, y no en los 5 años anteriores.
     
3. El sistema debe estar desarrollado en herramientas abiertas que permitan su evolución.

El Impacto de las Nuevas Tecnologías

Durante los últimos cinco años han sucedido cambios tecnológicos trascendentes. El surgimiento y la rápida adopción del Web y las otras tecnologías de Internet han modificado significativamente el escenario de hace cinco años. Ahora todas las PCs vienen listas de fábrica con un sistema operativo gráfico de ventanas (i.e., MacOS o Windows98); casi siempre incluyen uno o más dispositivos de conectividad (e.g., modem, tarjeta de red, enlace USB/Ethernet, etc.); y traen preinstalado software gráfico para acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores (i.e., web browsers).

Gente de todas las edades y oficios 'navega' por Internet, están acostumbrados a la ventanas y saben usar el mouse. Ya nadie se maravilla que con un sólo click puede saltar  de un servidor en Estados Unidos a otro en Suiza para localizar la información que desea. Más aún, las personas ya no se limitan a simplemente buscar información, sino que también realizan transacciones cómo reservar pasajes de avión, comprar libros, e intercambiar música.

Prácticamente todos los países se encuentran conectados a Internet, y el protocolo de facto y abierto es TCP/IP. Sin necesidad de cambiar conexión, equipo, ni software, es posible visitar cientos de miles de servidores distintos, en diferentes idiomas y países alrededor del mundo.
 

Retos y Oportunidades

Todos estos avances vienen a resolver algunos problemas de 1992, pero a su vez presentan nuevos retos y oportunidades. Retos, porque la biblioteca ahora compite con otras fuentes de información (e.g., se puede consultar la Enciclopedia Británica vía Internet [5] sin necesidad de ir a la biblioteca), y porque los usuarios, acostumbrados al uso de la tecnología, esperan servicios más sofisticados. Oportunidades, porque la infraestructura de Internet está disponible para ser aprovechada por todos, incluyendo a las bibliotecas, y constantemente surgen nuevas ideas como por ejemplo, la creación de un servicio que permite anotar y discutir en grupo un material digital sin dañarlo [1].

Por lo tanto, el cambio en el entorno tecnológico obliga a revisar los objetivos y las premisas que eran válidas en 1992. Siguiendo esta línea de pensamiento, en 1997 establecimos cuatro premisas para garantizar la vigencia del nuevo sistema, su información y los servicios que ofrece la biblioteca:

1. El sistema debe ayudar a mantener y fortalecer la comunidad de usuarios de la biblioteca. A medida que es posible acceder a la biblioteca en forma remota, de alguna manera se va perdiendo el concepto de comunidad de usuarios. Por lo tanto, un sistema que favorezca el acceso remoto, también debe proveer mecanismos para compensar la falta de interacción humana. Un OPAC remoto no siempre responde preguntas tan sencillas como: cuáles son las nuevas adquisiciones en economía, cuál es el texto más popular de cálculo integral, etc. De igual forma, un OPAC remoto per se no retiene el conocimiento que una comunidad de investigadores posee sobre sus materiales de estudio (ver sección 5).
    
2. El sistema debe aprovechar al máximo la infraestructura de Internet. Internet no sólo es un medio para ofrecer consultas remotas, también debe ser aprovechado para realizar transacciones como: reservación y renovación de materiales, y consulta del estatus de los usuarios en cuanto a préstamos, multas y reservas (ver sección 4).
      
3. El diseño del sistema debe revisarse en forma sistemática, de forma que sea posible incorporar las nuevas ideas y tecnologías que constantemente están surgiendo [6].
      
4. La información almacenada debe existir por un período mucho mayor que la vida útil del sistema. Esta es la única premisa que se mantuvo de las establecidas en 1992. Esto se debe a que los sistemas siguen cambiando, pero los datos deben prevalecer.

3. Evaluación de la versión original

Al evaluar la primera versión de InfoLib en forma retrospectiva, encontramos resultados sumamente positivos en relación a los objetivos originales del sistema. Los más importantes son:

• Calidad de la información.  La migración de los datos a la nueva versión de InfoLib se llevó a cabo en un sólo día (exceptuando un campo que dio problemas, según detallaremos en un momento), validando así la tesis original de que lo más importante es cuidar la calidad de la información que se mantiene en el sistema.
     
• Calidad del sistema.  Durante cinco años, usuarios y bibliotecarios utilizaron la versión original de InfoLib prácticamente sin requerir apoyo técnico, pues no se presentaron bugs (errores inesperados) de programación y ni errores significativos en el diseño. Esto viene a constatar que se logró implementar un sistema robusto y estable.
     
• Calidad de la plataforma.  El servidor marca SUN, la base de datos de Informix, las unidades de disco y el UPS fueron todos productos de excelente calidad en su momento de selección y compra. De hecho, en la práctica el equipo sobrepasó las expectativas, ya que funcionó durante cinco años sin exhibir un sólo problema que requiriera reinstalar los productos de software o reparar el equipo.

• Pantallas múltiples.   En 1992, las pantallas basadas en caracter o los interfases gráficos de ventanas, no ofrecían un mecanismo natural para hacer scrolling, o sea, la cantidad de líneas en un documento o formulario de ingreso estaba limitada por la cantidad de líneas que podían desplegarse en la pantalla. En el caso de la información bibliográfica, para permitir el ingreso de todos los datos, era necesario presentarle al usuario una cantidad considerable de ventanas (en el caso de InfoLib) o de pantallas de ingreso (en el caso de sistemas con interfases de caracteres como MicroISIS). 
  
  Este mecanismo complicaba el uso y el aprendizaje del módulo de catalogación. Sin embargo, las páginas de largo variable del Web y su capacidad para capturar datos, permiten eliminar el manejo engorroso de múltiples ventanas, y ofrecen una metáfora muy similar a los formularios tradicionalmente utilizados para catalogar.  
     
• Problemas con el campo de lugar de publicación.  En la versión original se consideró valioso agregar el estado o provincia para enriquecer la información del lugar de publicación, ya que es posible hacer búsquedas por este campo. En la práctica, los catalogadores frecuentemente tenían problemas para identificar las provincias de países de Europa, Africa y Latinoamérica. Esto es comprensible porque en el libro o material a catalogar no siempre aparece la provincia. Como resultado, en el archivo maestro de lugares, algunas ciudades aparecían dos o hasta tres veces: una vez sin la provincia, otra vez con la provincia, y otra más con una provincia equivocada.
     
• La incapacidad de replicar la experiencia.  Debido al costo relativamente alto del servidor SUN y de Informix (los cuales se fueron donados a la UFM por sus respectivos fabricantes) resultó económicamente prohibitivo replicar la experiencia en otras bibliotecas que estaban interesadas en implementar el sistema InfoLib.
  
  Por ello, al diseñar la nueva versión se hizo especial hincapié en utilizar plataformas y herramientas de desarrollo más económicas. Esta decisión ha probado ser acertada, al punto que al momento de escribir este artículo, InfoLib está instalado en cuatro bibliotecas académicas y en cinco centros de documentación.

Al basar su interfase en el estándar de Web, InfoLib se beneficia en varios aspectos, que van desde la funcionalidad que ofrece a los usuarios de la biblioteca, hasta brindar un mejor apoyo al personal de la misma.  A nivel de funcionalidad, la versión de InfoLib para Web ofrece:

• Búsqueda y Navegación de la información bibliográfica.  El interfase de Web permite realizar búsquedas, en forma similar a como se hacen en los OPAC tradicionales, pero al mismo tiempo permite 'navegar' por el catálogo como un browser de Web.
     
• Catalogación y búsqueda de documentos digitales y páginas de Web.  InfoLib permite catalogar páginas de Web, así como también otros materiales en multimedia.  Algunos ejemplos de estos documentos son: las tesis de los estudiantes, una colección de fotografías, o cualquier otro website que pueda ser de interés para los usuarios de la biblioteca. Si el usuario tiene acceso al servidor donde se encuentra el material en formato digital, entonces podrá acceder al él directamente desde el link que aparece en la cita bibliográfica.
     
• Servicio remoto a los usuarios.  Los usuarios pueden verificar desde sus oficinas y hogares si un material se encuentra disponible. Si está disponible, entonces pueden reservarlo vía Web para asegurarse que el material esté en la biblioteca al momento de ir a prestarlo. Si el material no estuviera disponible, InfoLib permite que el usuario se pongan en cola de espera para cuando el material haya sido devuelto.
    
  Adicionalmente, vía un código de acceso, los usuarios puede verificar sus datos personales y su estatus en cuanto a préstamos, reservas y multas. Inclusive, pueden cancelar las reservas de materiales que ya no necesiten prestar.
     
  Todos estos servicios ayudan a descargar trabajo en el escritorio de circulación.

• Administración. Una de las ventajas de instalar InfoLib dentro de la intranet de la Universidad Francisco Marroquín, es que permite integrar información interna alojada en los servidores de las oficinas administrativas. Por ejemplo, la estación de circulación puede ir a traer las imágenes de las fotografías de los estudiantes directamente al servidor que mantiene la información de los carnets de identidad de la Universidad. De esta forma, se evita solicitar y archivar fotografías adicionales de los usuarios en la biblioteca, y al mismo tiempo se mejora el nivel de seguridad.
     
  Otra ventaja para el personal de la biblioteca, es que ahora pueden realizar algunas de sus labores, como lo es la catalogación, en forma remota.

5. Servicios a la comunidad: una perspectiva

Gracias a la proliferación de los servicios de Internet, nuestros usuarios se han ido acostumbrando no sólo a buscar información por cuenta propia, sino también a realizar transacciones directamente en forma electrónica. La primera experiencia que muchos usuarios experimentan al entrar a Internet es la de contactar a amigos y colegas en otras ciudades y países, y a colaborar vía correo electrónico en tareas que van desde planear una reunión o escribir un artículo en forma colaborativa, hasta entrar a un chat-room para charlar o para recibir soporte técnico sobre algún producto.

En el ámbito académico, vemos que estas herramientas de colaboración ya forman parte integral en los programas de educación a distancia a través de Internet. O sea que, tarde o temprano, toda biblioteca académica no sólo tendrá que dar soporte a dichos programas educativos mediante materiales digitales, sino que también deberá llenar las expectativas de colaboración de parte de aquellos grupos de catedráticos y estudiantes que no necesariamente se encuentran físicamente localizados en el mismo campus.

En este entorno es necesario dar los pasos necesarios para evitar que el acceso a distancia de materiales digitales menoscabe la convivencia académica, y por ello, es importante crear servicios que apoyen y fomenten la interacción en la comunidad de usuarios. En particular, actualmente estamos investigando los siguientes servicios para grupos de estudio e investigación:

• Estanterías virtuales.   Este servicio permite que los usuarios preparen y organicen sus bibliografías de trabajo. La metáfora del interfase es el de estanterías virtuales, donde cada persona o grupo de trabajo puede organizar a conveniencia los materiales de su interés. Los materiales pueden ser libros, videos, documentos en Web o cualquier otro tipo de material. Opinamos que es válido el término "estantería virtual", porque la ubicación física del material realmente no cambia.

  
  Esto es particularmente útil en equipos de trabajo multidisciplinarios, donde los materiales de estudio, al provenir de diferentes áreas del conocimiento, no se encuentran clasificados en un sólo lugar en la biblioteca, y donde cada participante deben sugerir qué materiales de su especialidad son de importancia para el grupo.

  De igual forma, los profesores pueden utilizar este servicio para preparar las referencias bibliográficas de sus cursos, al mismo tiempo que fomentan el uso de la biblioteca.
   

• Reseñas y comentarios.   Este servicio permite que los usuarios aporten reseñas y comentarios sobre los materiales de la colección, en forma similar al servicio que actualmente ofrecen los websites de venta de libros como Amazon.com [7].

  
  Por ejemplo, en una institución académica, los profesores (y si así se desea, también los estudiantes) podrían aportar reseñas y comentarios sobre los materiales de estudio. De esta forma se logra preservar y transmitir parte de la ideología y el conocimiento que caracterizan a una institución. El mismo tratado sobre economía social puede recibir comentarios diametralmente distintos dependiendo de las ideologías de las instituciones; o mejor aún, dentro de la misma institución, puede recibir comentarios encontrados que reflejen los debates y las corrientes de pensamiento internas. De esta forma, los usuarios que consultan el catálogo, además de ver la cita bibliográfica, pueden optar por revisar todos los comentarios y reseñas que tuviera un material dado.

  Conjuntamente con las estanterías virtuales (ver inciso anterior), estos dos servicios permiten crear "bibliografías anotadas".
   

• Anotación y subrayado de materiales digitales.  Con justificada razón las bibliotecas prohiben anotar en los márgenes y subrayar los libros de su colección. Sin embargo, actualmente existe una aplicación que permite anotar directamente cualquier material en    Web [1]. Los usuarios pueden ver, y comentar a su vez, las anotaciones que deseen. Todo esto, sin alterar de ninguna forma el contenido de la página, ya que en cualquier momento el usuario puede optar por verla con o sin anotaciones.

  
  Un servicio similar a este puede resultar ser especialmente útil en bibliotecas de investigación, donde los investigadores invitados pueden fácilmente dejar anotadas sus opiniones y conocimientos directamente sobre los materiales electrónicos de estudio.

  Este modelo de interacción es bastante novedoso, por lo que estamos investigando cuál es la mejor forma de adaptarlo para su uso académico.

6. Conclusiones

A medida que la automatización llega al usuario final, se ensancha el enfoque de la planificación de sistemas. La biblioteca ya no sólo debe estimar cómo va a cambiar la tecnología durante los próximos cinco años, sino cómo los cambios tecnológicos van a impactar las preferencias de la "comunidad de usuarios".

La institución, como sistema global, debe hacerse la misma pregunta, ya que la tecnología de la información cada vez va tomando un lugar más visible como el tercer recurso (con capital y personal) necesario para crear una institución de servicio [6].

Ninguna de las tecnologías actuales logra superar al libro en cuanto a facilidad de uso, durabilidad y velocidad de lectura [8]. La mayoría de los materiales no existen en formato digital y no van a ser digitizados a corto plazo. Sin embargo, las bibliotecas cada vez deben dedicarse más y más a evaluar y revisar, en base al entorno cambiante y las necesidades de sus usuarios, su misión y los de servicios que ofrecen.

El futuro se vislumbra promisorio e interesante. Actualmente es posible buscar y hojear  materiales digitales desde la casa y la oficina. Si me interesa leer un material con más detenimiento, puedo reservar la copia impresa para que esté esperándome cuando vaya a traerla a la biblioteca, y puedo revisar qué libros tengo pendientes de devolver para aprovechar el viaje. Y quién sabe, a lo mejor pronto vamos a poder organizar virtualmente  las estanterías de acuerdo a las necesidades del grupo de trabajo, y va a ser permitido subrayar y plasmar nuestras opiniones directamente sobre  los materiales.

Bibliografía

[1] Gibbs, Mark. "Eureka! A Way to Post Notes on a Web Page". NetworkWord. Vol.16, No. 22. p. 42.

[2] Pasch, Grete y Rodrigo Arias. "Sistemas 'a la medida' : Desarrollo de InfoLib, un sistema integrado cliente/servidor para bibliotecas". VII Coloquio de Automatización de Bibliotecas, Universidad de Colima, México. 1995.

[3] http://www.ufm.edu.gt/UFM/Ingles/ufmataglance.htm

[4] http://www.biblioteca.ufm.edu.gt/pagina/infomod.htm

[5] Encyclopaedia Britannica: http://www.eb.com/

[6] Hoffman, Gerald M. "The Technology Payoff". Irwin Professional Publishing. Burr Ridge, Illinois. 1994. pp. 261.

[7] http://www.amazon.com/

[8] Fidler, Roger. "Mediamorphosis : Understanding New Media". Pine Forge Press. 1997. pp. 320.

Rodrigo Arias.
Posee una maestría en ciencias de la computación de la Universidad de Rutgers (USA). El Lic. Arias fue profesor y director de la carrera de ciencias de la computación en la Universidad del Valle de Guatemala. Además, cuenta con quince años de experiencia en diseño e implementación de sistemas. Desarrolló su primer sistema de información bibliográfica en 1985, y desde entonces funge como asesor para una amplia gama de centros de información.
 

Grete Pasch.
Se encuentra finalizando un doctorado en bibliotecología y ciencias de la información en la Universidad de Texas (Austin), donde actualmente trabaja como instructora e investigadora en el área de educación a distancia. Actualmente también funge como consultora de tecnología para la Texas State Library. Es ingeniera en computación, posee una maestría en sistemas de información, y tiene amplia experiencia diseñando sistemas para Internet y Web.