De archivos físicos a archivos digitales

Con más de 100 años de evolución, el sistema tradicional de archivo físicos (basado en archivadores, carpetas, copias al carbón y, más tarde, fotocopias) se encuentra tan bien establecido en la mayoría de las organizaciones, que a la fecha sigue siendo la única forma confiable para archivar y recuperar la información de la empresa.

El gerente prefiere pedirle a su secretaria la copia impresa de un contrato firmado hace poco menos de un año, que buscar la versión final que él mismo redactó (acme-final1.doc, contr-finalA.doc o acme-firma.doc?) en su laptop (¿o en la PC?). O peor aún, el contrato se encuentra en la PC de otra persona que está de viaje, vacaciones, o ya no trabaja en la empresa.

Por ello, no es raro tener que esperar un día o dos a que envíen de las oficinas centrales la copia del contrato por fax, e ingresarlo de nuevo en el procesador de palabras para poder firmar su renovación. Y nadie se cuestiona por qué, si hoy todos tienen tiempo, es necesario calendarizar otra reunión para revisar la publicidad en radio y televisión de los últimos 5 años, o por qué es imposible encontrar para la noticia de mañana, la fotografía dónde el CEO aparece inaugurando las instalaciones centrales.

Aunque las organizaciones modernas generan o procesan casi la totalidad de su contenido en un medio digital (e.g., MS Word, Excel®, PowerPoint®, Adobe Illustrator®, Premier®, QuarkXPress™, Vegas® Video), es precisamente la falta de un archivo digital, lo que provoca que sea necesario: esperar por la copia física de un documento, reescribir documentos que originalmente fueron creados en un procesador de palabras, postergar una reunión porque los materiales a discutir no están disponibles o, sencillamente, dejar de utilizar información valiosa porque, para todo efecto práctico, es imposible acceder a ella en el tiempo requerido.

Todos estos inconvenientes, alcanzan niveles más críticos cuando la información es parte intrínseca de trabajo de la empresa: contratos en una firma de abogados, artes en una agencia de publicidad, fotografías en un periódico, o expedientes en un hospital. Por esta razón es que las colecciones específicas de relevancia para la empresa, tienden a ser las primeras en archivarse digitalmente.

En este contexto, GLIFOS - ecm fue diseñado específicamente para satisfacer la gama de requerimientos de archivo digital de las organizaciones: desde una colección específica de fotografías o expedientes, hasta la colección completa y heterogénea de todos los documentos y contenido digitales de su organización.